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Todo el sector anda revolucionado imaginando cómo serán los eventos corporativos de la nueva era tras la pandemia. Y es cierto, pueden ser muy distintos a partir de ahora… simplemente tenemos que pensar en el uso generalizado de mascarillas entre los invitados y personal para darnos cuenta.
Ya se está viendo, los efectos del COVID-19 nos están obligando a tomar medidas de seguridad y distancia social que hasta marzo creíamos imposibles, más aun en una cultura latina como la nuestra.
Al menos hasta que se termine de controlar la pandemia y/o que se descubra y democratice la vacuna, nos vamos a ver en envueltos en una dinámica sin precedentes como la de no organizar eventos multitudinarios, ¿os imagináis un mundo sin grandes congresos, cumbres o asambleas corporativas?
¿Qué pasará con los eventos corporativos tras el COVID-19?
Si establecer la fecha más adecuada para los eventos corporativos ya era complicado por todos los aspectos que debíamos tener en cuenta los organizadores, tras la pandemia casi vamos a jugar al dominó.
El miedo y la persecución a la cercanía social, la salubridad y la seguridad higiénico-alimentaria (en caso de caterings y eventos relacionados con la industria agroalimentaria), no va a desaparecer con la pandemia. Porque después de unos meses tan negros, esa inquietud generada está latente en este tipo de entornos y más especialmente si nos referimos a los grandes eventos.
La reprogramación de eventos corporativos
El sector de los eventos corporativos y comerciales se vio afectado desde que MWC Barcelona anunciara su cancelación, fueron ellos los primeros que gritaron ¡fuego! Con el decreto del estado de alarma y confinamiento anunciado por el Gobierno, todo se quedó como Pompeya tras la erupción del Vesubio: congelado en el tiempo.
Si eras de esas muchas empresas que tenían o tienen eventos programados y que por las circunstancias han tenido que posponerse, solo dos consejos:
- Si lo pospusiste y tienes que elegir la nueva fecha, no tengas prisa. Habla con los responsables de la localización, del catering y con tu organizador de eventos en su caso.
- Si la fecha de tu evento está próxima y lo quieres posponer, avisa tanto a los proveedores como a los asistentes.
¿Qué pinta tendrán los eventos tras el COVID-19?
El miedo que ha generado esta crisis sanitaria no desaparecerá de la noche a la mañana, y va a generar una serie de prevenciones obligatorias y otras autoimpuestas. Aunque todavía existen muchas incógnitas en cómo van a ser los eventos corporativos en el futuro cercano, algunos profesionales del sector se han puesto de acuerdo con esta serie de características:
- Duración más corta. Se concentrarán al máximo las jornadas para evitar la sobreexposición o riesgos de contagio innecesarios.
- Eventos con menos invitados. La manga ancha en este aspecto se ha terminado, en estos momentos se convocarán a las personas estrictamente necesarias.
- Digitalización de todos los procesos. La pandemia ha hecho evidente una carencia del sector, su digitalización. Especialmente en pequeños eventos corporativos o de pequeñas empresas. Cuando nos den paso a la «nueva normalidad», tanto para los trabajadores y como para los asistentes se deberán establecer una serie de protocolos y herramientas digitales para cerciorarnos de su seguridad.
- Nuevos protocolos en el personal del evento. Con tal de evitar contagios, se establecerán unas medidas básicas como mantener distancia social, el uso de mascarillas o pantalla, la desinfección entre pases de micrófonos, etc.
- Telemáticos y online. Antes de que el COVID-19 llegara a nuestras vidas ya estaban empezando a despuntar. En plena crisis, pasaron a ser una alternativa necesaria. Y tras la pandemia, se quedarán para evitar aglomeraciones en distintos eventos corporativos. De deberá asegurar la conectividad.
- Flexibilidad y seguros de cancelación. Este va a pasar a ser una de las características principales que todo cliente potencial va a exigir para la adquisición de un servicio de organización y producción de eventos.
Aunque no nos debemos olvidar que el nivel de exigencia, como comentábamos en el post anterior en el caso de hostelería, no se va a ver mermado ni van a sustituir estas características por las ya existentes, si no que las va a sumar.
Consejos prácticos que te resultarán útiles
Cuando vayas a organizar cualquier evento, tener en cuenta esta serie de tips te vendrán bien con tal de asegurar la seguridad tanto del personal como de los invitados. Claro que también puedes echar mano de un organizador de eventos:
- Sigue fielmente la normativa o los consejos de las autoridades sanitarias. En esta nueva normalidad de los eventos se deberá tener en cuenta la seguridad higiénico-sanitaria, tanto como en un restaurante para prevenir un brote de salmonella.
- Di no a las aglomeraciones, los cuellos de botella y los eventos multitudinarios. De momento, los eventos con gran número de personas han pasado a ser historia. En todo caso, se deberá tener cuidado con los puntos críticos que puedan dar pie a una aglomeración o cuello de botella como entrada a recintos, descansos…
- Extrema las precauciones de seguridad. Las condiciones de desinfección de las localizaciones, el uso de mascarillas y pantallas, el paso de utensilios de una persona a otra, la limpieza de manos con gel hidroalcohólico, … son pasos que deberemos integral en los protocolos de actuación de la organización, el personal y los invitados.
- Revisa los protocolos y las dinámicas durante el evento corporativo. Los pasos mencionados en el punto anterior es algo que no tenemos mecanizado mentalmente, especialmente cuando nos reunimos en un entorno social. Cuantas más medidas se cumplan, más seguridad transmitirá el evento.
- En las condiciones del contrato, exige flexibilidad de cancelación. Visto lo visto, nadie sabemos cuándo va a ver un rebrote. Asegura el evento pidiendo esta condición por lo que pueda pasar.
- Garantiza la conectividad. Va a ser un recurso indispensable para cualquier evento para poder llegar a un mayor número de personas y que puedas garantizar su participación (a pesar de ser en remoto).
- Trasmite la seguridad de tu evento. Un punto imprescindible. Tanto invitados como personal llegarán al evento con inquietud y miedo al contagio. Déjales que puedan comprobar la seguridad del entorno y la higienización llevada a cabo por la organización.
No pierdas el norte
El marco de eventos corporativos en los próximos meses se antoja complicado y extraño. No debes olvidar en ningún momento que el otoño se prevé otro rebrote, de ahí que todos los actos llevados a cabo se deban realizar siguiendo la normativa.
Es esfuerzo de todos añadir esta serie de consejos o enfatizar los que ya teníamos, dejando en todo momento claras las reglas del juego tanto a invitados como al staff del evento… y, ante todo, responsabilidad ciudadana.
Ahora te toca a ti, ¿tienes un consejo o una inquietud que añadir? Házmelo saber en los comentarios y no te olvides de compartir este artículo 😉
